구리시는 기존 전자결재시스템과 연동한 전자팩스시스템을 구축해 예산절감 효과를 거두고 있다고 14일 밝혔다.

시는 지난 5월 6천여만원의 예산을 투입해 시와 민원인, 시와 민간기관 사이에 오가는 팩스문서 유통 전 과정을 전산화했다.

그간의 팩스문서 유통방법은 컴퓨터의 파일을 인쇄한 뒤 출력물을 팩스 기기에 넣고 상대방 번호로 전화를 걸어 전송을 했지만 도입 후 4단계의 과정을 2단계로 줄여 발송시간을 4분에서 1분으로 단축, 1년이면 2천시간의 업무시간을 아끼게 되는 효과를 이끌었다.

지난 6~11월 6개월간 전자팩스시스템을 운영해본 결과 당초 계획 보다 업무시간 단축 효과가 뛰어났다.

특히 하나의 공문을 여러 기관으로 단체 발송 할 때는 1시간까지 걸리던 일을 2~3분 만에 끝낼 수 있어 업무의 효율성이 크게 좋아졌다.

불필요한 행정업무도 개선됐다. 그간 팩스기기를 통해 접수하는 민원문서는 담당공무원이 대장을 만들어 송수신 이력을 꼼꼼히 기록 관리해왔으나 이제는 시스템 스스로가 자동으로 기록 관리한다.

시 관계자는 “팩스 문서 유통방식의 개선으로 업무처리 시간 단축과 팩스토너 구입비용 절감으로 연간 3천800여만원의 예산 절감효과가 기대되고 있다”며 “앞으로도 예산절감 및 직원 업무 효율성 증대를 위한 사업을 꾸준히 추진해 나갈 방침”이라고 말했다.

/구리=노권영기자 rky@