일부 부서에 한해 개통, 운영 중인 안양교육청의 관재문서 DB시스템이 내년부터 연차적으로 전부서로 확대, 운영될 전망이다.

2일 안양교육청은 지난 3월부터 전국최초로 관재문서를 실시간으로 검색하고 원문이미지를 바로 올리거나 내려받을 수 있는 DB 시스템을 연구, 수많은 시행착오를 거쳐 DB 시스템을 자체 개발해 9월말부터 개통 운영하고 있다고 밝혔다.

이는 상당수의 기관에서 문서 관리 업무를 수작업에 의해 형식적으로 이행, 문서생산과 보유현황 파악이 미흡하다는 지적에 따르면 것.

안양교육청은 그동안 문서검색에 따른 행정력 낭비를 줄이기 위해 문서의 전산화 필요성을 느껴왔으나 DB 시스템 구축 비용이 수천만원에서 수억원에 달해 보존문서 DB시스템 구축을 엄두도 내지 못했다.

이에 따라 도교육청은 비용을 절감하고 행정력 낭비도 줄이기 위해 자체적으로 DB시스템을 구축했으며 수천만원에 이르는 구축 비용도 450만원으로 낮췄다.

이번 관재문서 DB 시스템 구축으로 타부서에서도 관재 문서를 참고할 사항이 있을 경우 관재문서 DB 시스템상에 온라인으로 접속해 이를 요청하면 관재부서는 해당문서의 보안 등급(전자문서시스템과 보안 등급 동일)에 따라 요청자에게 ‘공유’, ‘열람’, ‘인쇄’ 등의 권한을 선별적으로 부여, 요구 자료를 쉽게 확인할 수 있게 됐다.

안양교육청은 내년부터 관재문서 DB시스템을 전부서에서 사용할 수 있도록 연차적으로 확대 시행할 예정이다.