■ 경기도, 지자체 최초 ‘스마트 오피스’ 환경 구축·시범 운영

경기도청 제3별관에 위치한 817㎡규모의 문화체육관광국 사무실.

6개과, 총 97명의 직원이 근무하는 이곳은 여느 지자체의 사무실과는 분위기가 사뭇 다르다. 사무실에 들어서면 공공기관의 전유물인 수직 구조의 책상과 칸막이 대신 입체적으로 배열된 벌집 모양의 책상 배치가 눈에 띈다. 또 성인 허리 정도 높이에 불과한 낮은 책상 칸막이와 사무실 전체를 연두색으로 꾸민 인테리어는 시원하고 개성적인 분위기를 연출한다.

지난달 22일 경기도는 공간 구조를 바꾸고 IT 시스템을 도입한 ‘스마트 오피스’를 오픈했다. KT, 유한킴벌리, 포스코 등 민간에서 주로 도입하고 있으며, 공공기관으로는 안전행정부가 지난 2011년부터 도입해 운영 중이다. 지자체 중에는 경기도가 처음이다.

도는 향후 약 1년 간 스마트 오피스 운영에 따른 행정비용 절감, 업무 효율성 등을 평가하는 시범 운영을 거쳐 전 부서로 확대한다는 방침이다.



◇ 도, 전국 첫 ‘스마트 오피스’ 도입…업무효율성↑

스마트 오피스는 언제 어디서나 효율적으로 일하는 스마트 행정을 구현하기 위해 공간구조를 바꾸고 전자결제, 원격회의시설 등 다양한 IT 수단을 도입한 사무실이다.

도가 총 9억8천500만원을 들여 도입한 신개념 사무실은 ▲변동좌석제 운영을 통한 공간 확보 ▲IT장비 도입을 통한 자원 및 보안 강화 ▲업무 효율성 극대화 등을 목적으로 운영된다.

먼저 도의 스마트 오피스에는 개인별 고정 좌석을 모두 없애는 대신 변동좌석제를 도입했다. 직원들이 어느 자리에서나 같은 업무를 보고 협업할 수 있는 것으로, 이를 지원하기 위해 자율좌석예약시스템과 데스크톱(PC) 가상화가 설치됐다.

자율좌석예약시스템은 입실 전 시스템에 접속하고 미리 부여받은 인증번호를 통해 자신이 근무할 좌석을 예약하는 장치다.

또 데스크톱(PC) 가상화는 서버에서 윈도우 등의 OS를 PC 환경과 똑같이 가상소프트웨어로 접속해 모든 소프트웨어와 데이터를 서버에서 처리하고 저장하는 기술이다.
 

가상화를 이용하는 경우 개인 PC에는 데이터의 저장이 불가능해 PC와 USB, CD 등을 통한 데이터 유출을 원천적으로 차단이 가능한 구조를 가지고 있다.

과별로 보유하던 프린터 10대와 복사기 7대도 사용자 중심의 클라우드 프린트 2대로 교체됐다. 이 프린트는 이용자와 이용실적이 그대로 기록돼 불필요한 문서 낭비를 줄이는 한편, 업무용 정보는 PC가 아닌 서버에 저장돼 자료유출 방지 등의 효과가 있다.

변동좌석제와 첨단 IT 장비가 도입되면서 사무실의 공간 활용성이 커졌다.

확보된 공간에는 가변형 회의실, 협업 및 소통공간, 집중 업무공간, 휴계공간, 모성보호공간, 민원 상담 공간 등을 둬 개인 및 업무 활용공간을 극대화시켰다.


 

◇ 포스코, ‘스마트오피스’로 연 60억원 절감 효과 거둬

도에서 운영하는 스마트 오피스는 포스코, KT 등 민간 기업에서 운영 중인 기본 개념을 도입한 사례다.

변동좌석제 운영, 자율좌석예약시스템과 데스크톱(PC) 가상화 설치, 클라우드 프린팅 도입 등은 지난 2011년부터 포스코가 도입, 전 부서에 운영 중이다.

포스코가 약 2년 간 운영한 스마트 오피스의 성과는 두드러진다.

스마트 오피스 도입 전·후 운영 성과를 분석한 결과, 포스코 직원들의 업무 몰입도가 71% 상승했고, 협업과 소통하는 횟수는 각각 71%, 53% 증가한 것으로 분석됐다. 스마트 오피스를 통해 업무 집중도가 높아지고 부서간 벽이 낮아진 셈이다.

경제적 효과도 탁월하다. 여유 공간 확대, 사무실 이전에 따른 임대비 절감 등으로 연 60억원의 경제적 효과를 거뒀고 이메일, 테블릿 PC 등을 통한 보고 활성화, PC 영상회의 실시 등으로 종이 사용량과 사내 출장비 역시 각각 70%, 52% 감소했다.

한편, 안행부의 경우 지난 2011년 제조총괄과의 단독 시범 운영을 거쳐 현재 창조정부기획과, 협업행정과, 공공정보정책과 등 3개 과로 확대 운영중이다. 안행부는 포스코와 달리 스마트오피스 적용 범위를 외부 활동이 잦은 부서에 국한 시켰다.



◇ 개시 약 1주일 만에 서버 불안정으로 업무 마비, 민원인 불편 등 문제점 노출

현재 시범 운영 단계인 도의 스마트 오피스는 운영 개시 이후 몇 가지 문제점이 노출됐다.

지난달 30일 스마트 오피스 운영 부서인 문화체육관광국은 약 30분 간 업무가 마비되는 사태가 발생했다.

스마트 오피스에는 총 2개의 서버가 독립적으로 구축됐는데, 이 중 한개의 서버가 불안정해지면서 오류가 발생, 절반 가량의 컴퓨터가 행정시스템 접속이 차단됐다.

스마트 오피스의 경우 개인 PC가 아닌 가상소프트웨어를 통해 모든 사용자의 데이터가 처리·저장되는 데 정보를 불러오는 시스템 접속이 막히면서 부서 업무가 마비된 것이다.

즉, 기존 시스템의 경우 시스템 오류 등의 문제 발생 시 그 피해 범위가 개인 PC에 국한되지만 부서의 모든 자료가 하나의 서버로 묶인 스마트 오피스에서는 오류 발생 시 정전 사태와 같이 부서 전체가 영향을 받을 수 있다.

민원인 방문 시 담당자의 좌석을 찾기 어렵다는 문제도 발견됐다.

민원인이 변동좌석제가 도입된 문화체육관광국을 방문하게 되면 자율좌석예약시스템에 접속해 담당 직원 이름을 검색해 담당자의 좌석을 찾아야 한다.

그러나 담당과의 업무 내용과 직원의 업무 내용 등을 알 수 없어 민원인은 사전에 담당자의 이름을 숙지하지 않으면 좌석이 수시로 변경되는 스마트 오피스의 특성상 큰 불편이 예상된다.

이외에 사무관 급 이상 직원들이 시스템 적응 문제, 변동 좌석제에 따른 부서 내 소통 어려움, 출장이 적은 내근 위주 부서에 대한 효용 한계성 등도 향후 스마트오피스의 전 부서 확대 운영을 위해 도가 풀어야할 숙제다.

도 관계자는 “지난달 말 발생한 접속 오류 문제에 대해 원인을 파악하고 개선할 예정이고 민원 방문에 따른 불편 사항 역시 보완할 것”이라며 “현재 스마트 오피스를 시범 운영 중인 만큼 향후 노출되는 문제점을 지속적으로 개선해 시스템 완성도를 높일 것”이라고 말했다.